技術ネタを中心に、できるだけ自分から発信していくためのブログ。 いつか誰かの役に立ちますように。

Todo管理で何をすべきか

かなり放置していたが、アウトプットの場として再度活用すべく、ちょっと書いてみる。主に自分のため。

Todo管理の課題

Todo管理には多くのノウハウがあるが、何を使ってどのように管理するのが良いのか?

自分なりの結論

  • 手段はアナログ・デジタル、どちらでも良い。自分の場面でやりやすいものを使う。
    • ただしどちらか一方だけで運用すること。
  • Todoはできる限り書き出して一元化すること。
  • 常にTodoを書き出して整理することを意識すること。
  • 装飾はしないこと。やるにしても、記号2~3種に留めること。
  • 週1回~2週に1回、棚卸をして、できる見込みがない物は別のリスト(Wishリストなど)に移すか、捨てること。

Todo管理の手段

現代においては、結局のところアナログ or デジタル のどちらかに大別できる。

  • アナログで管理する
  • デジタルで管理する
    • メモアプリ
    • Todoアプリ (Googleタスク、Trelloなど)
    • 付箋アプリ (Windows)

アナログのメリット、デメリット

  • メリット
    • 紙とペンさえあれば、どこでもすぐに実行可能
    • レイアウトの制約がない
    • 書き捨てが楽
    • GTD的な考えで全てのTodoを出す場合、こちらのほうが出しやすい(気がする)
  • デメリット
    • 検索できない
    • 数が増えてくると、管理が大変
    • 自分で意識して見る必要がある
    • スケジュール(日程調整)は別途作成・調整が必要

デジタルのメリット、デメリット

  • メリット
    • 検索できる
    • 通知が使える
      • スマートウォッチがあると更に良し
    • サービスが豊富
    • カレンダーアプリとの連携でスケジュールも可能
  • デメリット
    • スマホかPCが見れる環境が必要
    • 仕事とプライベートの一元化は難しい
      • セキュリティ上の問題で、社内会議の通知などを転送できないと、管理が困難
      • 個人事業主/フリーランス系ならあまり問題にならない
    • レイアウトや入力方法、操作方法はアプリに左右される
    • Todoを書き漏らしやすい

注意点

  • 複数手段の併用は、可能な限り避けること。
    • Todo管理の一番の目的は、やることを全て書き出して整理すること。個人レベルの「見える化」にあたる
    • 複数あると、全手段でTodoの同期が必要。だいたいヌケモレが出てしまうので厳禁
  • 一度作って終わりでも構わない。
  • 終わったものは消す・捨てること。
  • 定期的にメンテナンスを実施すること。
    • 放っておくと、「いつかやりたいけど…」というものがいつまでも残ってしまう。これがTodoリストが肥大化する原因なので、別のリストへ移す
      • PCモニタ+付箋管理の場合は特に注意。汚く見える
    • 時間がかかるからできない、と後回しにしている項目は、もう少し細かい単位に分割できないか考える。
  • 装飾は実施しない。
    • 色も避ける。どうしても分類するなら、記号2~3種類。
    • Todoリストを作ることが目的ではない。Todoを捌くことが目的。
      • あまり複雑に色分けや記号分けすると、Todoリストのメンテナンスが億劫になってしまい、やらなくなる
  • できる限り、いつ実施するかを決める = スケジュール化する。
    • いつかやる = やらない
    • そのうちやる = やらない
    • すぐ終わる ⇒ リストに書かず、今すぐやる。(GTDの考え方)